Cotesi - Companhia de Têxteis Sintéticos, S.A.

Sustentabilidade e Inovação

Sistema de Gestão Documental

Face aos desafios actuais do grupo COTESI, à evolução do modelo de gestão no grupo para uma centralização de serviços e o objectivo claro na redução de custos, temos em curso a implementação de um projecto de gestão documental, tendo por base a desmaterialização dos documentos físicos e a gestão de alguns processos de negócios baseados em ferramentas de workflow. 

Este intento visa dotar os colaboradores de uma ferramenta de gestão dos processos de negócio capaz de promover, a visibilidade, o acompanhamento activo e eficiente, mecanismos de aprovação, redução progressiva da documentação em papel, seja na circulação interna ou no arquivo histórico.

A solução de gestão de conteúdos permite, gerir versões e ciclos de vida dos documentos, a normalização de procedimentos, implementar mecanismos de segurança no acesso à documentação, aplicar um plano único de classificação alinhado com os processos de negócio, acesso à base total de documentação e processos independentemente da empresa, localização e dispositivo utilizado pelos colaboradores.

undefined

À data temos implementado os processos de “Gestão de Correspondência/Arquivo de Documentação” e a Gestão de Facturas nas empresas participadas COTESI UK, LP Weidemann e AMJAY.

O processo de Gestão de Correspondência implementado na COTESI PT, transversal a todos os departamentos, regista ao fim de um ano 6.350 documentos, correspondente a cerca de 60.000 páginas.

Alguns departamentos, começaram a adoptar a Gestão de Correspondência como plataforma de arquivo de toda a documentação dos processos de negócio substituindo o arquivo físico departamental pela plataforma digital.

O contrato de printing registou um decréscimo de cópias em 2017 face a 2016. Estamos certos que uma quota-parte deve-se a este processo de mudança que se pretende venha a generalizar cada vez mais.